Hvem er vi

ShiftFriend leveres af Adtimera ApS, CVR 40551867, Industriparken 10, 4100 Ringsted, michael@adtimera.dk. Denne politik forklarer, hvordan vi behandler personoplysninger, når du besøger vores hjemmeside, opretter en konto, bruger ShiftFriend som virksomhed eller medarbejder, eller skriver til os.

Har du spørgsmål om dine oplysninger, kan du altid skrive til michael@adtimera.dk.

Vores to roller

• Dataansvarlig: Vi er dataansvarlige for oplysninger om vores kunder og brugere som kunder: konti (navn, e-mail, adgangskode i hashet form), abonnement, fakturering og fakturaer, henvendelser via kontaktformularen, hjemmesiden og log over cookiesamtykke.
• Databehandler: Når en virksomhed bruger ShiftFriend til sine medarbejdere, er virksomheden dataansvarlig for medarbejdernes oplysninger, og vi behandler dem kun efter virksomhedens instruks. Det er reguleret i vores databehandleraftale. Er du medarbejder, skal du derfor rette henvendelser om dine data til din arbejdsgiver – vi hjælper arbejdsgiveren med at svare.

Hvilke oplysninger behandler vi

• Konto og kontakt: navn, e-mail, sprog, telefon (valgfrit), log-ind-oplysninger og tidspunkter for samtykke og accept af vilkår, herunder IP-adresse.
• Fakturering: virksomhedens navn, CVR, adresse, EAN, fakturaer, kreditnotaer og betalingsstatus.
• Medarbejderdata (som databehandler): navne, kontaktoplysninger, medarbejdernummer, vagter og timer, stemplinger, timeløn og tillæg, fravær og ferie – herunder sygdom, som er en helbredsoplysning –, tilgængelighed, GPS-position ved stempling fra telefon, profilbilleder, beskeder i chatten, dokumenter, virksomhedens logo og push-abonnementer.
• Henvendelser: det, du skriver i kontaktformularen, og tekniske oplysninger om din browser, hvis du skriver fra appen.
• Hjemmeside: IP-adresse og tekniske oplysninger, der er nødvendige for at vise siden, og – kun med dit samtykke – statistik om brug.

Formål og retsgrundlag

• Levere og drive ShiftFriend, oprette og administrere konti: aftale (GDPR art. 6, stk. 1, litra b).
• Fakturering og bogføring: retlig forpligtelse efter bogføringsloven (art. 6, stk. 1, litra c).
• Sikkerhed, misbrugsforebyggelse (fx begrænsning af log-ind-forsøg) og dokumentation af accept: legitim interesse (art. 6, stk. 1, litra f).
• Besvare henvendelser: legitim interesse (art. 6, stk. 1, litra f) eller aftale, hvis du er kunde.
• Statistik på hjemmesiden og i appen: samtykke (art. 6, stk. 1, litra a og cookiebekendtgørelsen). Du kan trække samtykket tilbage når som helst.
• Medarbejderdata behandles efter kundens instruks. Kunden fastlægger sit eget retsgrundlag, typisk ansættelsesforholdet, retlige forpligtelser og for sygdom art. 9, stk. 2, litra b.

Hvor længe gemmer vi oplysningerne

Følgende sletteregler kører automatisk i ShiftFriend:

• GPS-koordinater på stemplinger slettes efter 12 måneder. Oplysningen om, at stemplingen lå uden for området, bevares.
• Henvendelser via kontaktformularen, log over udsendte e-mails og log over cookiesamtykke slettes efter 24 måneder.
• Medarbejdere anonymiseres 5 år efter deres fratrædelsesdato: navn erstattes med "Tidligere medarbejder", og kontaktoplysninger, billede, fødselsdato, telefon, medarbejdernummer, GPS og navn i chatten fjernes. Timer og løntal bevares. Virksomheden kan også anonymisere tidligere.
• Fakturaer og kreditnotaer gemmes i 5 år efter regnskabsårets udløb af hensyn til bogføringsloven – også hvis virksomheden slettes.
• Sletter en virksomhed sin konto, slettes alle virksomhedens data efter en fortrydelsesperiode på 30 dage.
• Din brugerkonto gemmes, indtil du selv sletter den under Min konto.

Modtagere og underleverandører

Vi sælger aldrig personoplysninger. Vi bruger disse underleverandører (databehandlere):

• Emergent (platformudbyder): drift, hosting, database (MongoDB), fillagring til billeder, dokumenter og logoer, gateway til AI og gateway til e-mail. Region: [udfyldes: hostingregion].
• Anthropic (Claude) via Emergents gateway: kun når virksomheden bruger AI-vagtplan. Der sendes medarbejdernavne, tilgængelighed, regler og vagter.
• E-mailudbyder: Resend, Inc. (USA) – overførsel på grundlag af EU-standardkontraktbestemmelser/EU-US Data Privacy Framework.
• PostHog: statistik om brug, kun med samtykke.
• Google Fonts: skrifttyper hentes fra Google, som derved modtager din IP-adresse.
• OpenStreetMap Nominatim: når en leder slår en adresse op for at sætte stempling via telefon op, sendes kun adresseteksten fra lederens browser.
• Apple, Google og Mozilla: levering af push-notifikationer (notifikationens tekst) til de enheder, der har slået det til.
• Stripe (kortbetaling) og Twilio (sms) bruges kun, hvis funktionerne er slået til. De er slået fra i dag.

Overførsel til lande uden for EU/EØS

Nogle leverandører er placeret i USA eller kan tilgå data derfra: Google (Google Fonts modtager besøgendes IP-adresse), PostHog (kun med samtykke), Anthropic (kun ved brug af AI-vagtplan) og Resend (udsendelse af e-mails). Overførsler sker på grundlag af EU-Kommissionens afgørelse om EU-U.S. Data Privacy Framework, hvor leverandøren er certificeret, og ellers EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser. Hostingregion for platformen: [udfyldes: hostingregion].

Cookies og lokal lagring

Nødvendig lagring (kræver ikke samtykke):

• vb_at og vb_rt: dit log-ind (adgangs- og fornyelsesnøgle).
• vb_lang og vb_lang_sync: dit sprogvalg. vagtbord_theme: lyst eller mørkt tema.
• sf_consent: dit cookievalg.
• vagtbord_me_*, vagtbord_kloc, vb_mlayout og vb_spcolor: dine visningsvalg i appen (fx valgt lokation og layout).
• sf_kiosk_*: virksomhedens navn og logo på stempeluret på en tablet.
• Eksempelvirksomheden gemmes kun i din egen browser.

Statistik (kun med samtykke): Vi bruger PostHog til at se, hvordan siden bruges, fx sidevisninger og klik. Al indtastet tekst og alle felter maskeres, der optages ikke sessioner på app-siderne, og du identificeres ikke som person. PostHog sætter cookies, der begynder med ph_. De slettes, hvis du trækker samtykket tilbage.

Du kan til enhver tid ændre eller trække dit samtykke tilbage via "Cookie-indstillinger" nederst på siden og i appens menu.

Dine rettigheder

Du har ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet og til at gøre indsigelse. Du kan trække samtykke tilbage når som helst. Ejere kan hente alle virksomhedens data, og medarbejdere kan hente deres egne data i appen.

Er du medarbejder hos en af vores kunder, er det din arbejdsgiver, der er dataansvarlig – kontakt arbejdsgiveren først.

Du kan klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, www.datatilsynet.dk.

Ændringer

Vi opdaterer politikken, når vores behandling ændrer sig. Den gældende version og dato står øverst.